Организация деловых и бизнес поездок для компаний

Сотрудники компаний, имеющие деловых партнеров за рубежом или намеревающиеся расширить рынки сбыта, очень часто отправляются в деловые поездки за пределы своего государства.

Если в такую поездку собирается руководитель компании, то всеми организационными вопросами, как правило, занимается его секретарь.

Подготовка к дальней командировке зависит от должности сотрудника компании и его цели выезда за рубеж и включает такие мероприятия как приобретение билетов на самолет или поезд, бронирование номера в гостинице, трансфер от аэропорта или вокзала до места назначения, налаживание связей с принимающей стороной и т.д. 

Компания может направлять своих сотрудников на семинары, конференции, выставки или курсы повышения квалификации, также деловая поездка может быть организована с целью участия в переговорах с новыми компаньонами или для обсуждения текущих контрактов с давними зарубежными партнерами. Обычно в такие ответственные командировки компания направляет представителей руководящего состава или перспективных сотрудников среднего звена. Вне зависимости от цели поездки и должности выезжающего лица не стоит забывать о том, что в организации зарубежной командировки не бывает мелочей и несущественных деталей. К деловой поездке в иностранное государство нужно готовиться со всей ответственностью, так как от этого зависит результат и дальнейшая эффективность деятельности компании.

Многие секретари испытывают волнение, как только им предстоит заниматься организацией бизнес поездки для руководителя компании. Но на самом деле процесс подготовки не такой сложный, как может показаться на первый взгляд. Прежде, чем забронировать номер в гостинице или приобрести билеты, нужно уточнить у шефа, каким видом транспорта он будет добираться до места назначения, в котором часу назначены переговоры, а также какой уровень отеля и номера будут для него наиболее приемлемы.

Если секретарь хочет, чтобы все организационные вопросы были решены наилучшим образом, он должен сразу уточнить у руководителя все нюансы предстоящей поездки. Секретарь может подобрать несколько отелей, а затем предложить руководителю выбрать оптимальный для него вариант. Перед тем, как подать список на рассмотрение шефу, следует убедиться в том, что гостиничный номер нужной категории будет свободен на нужные даты.
 
Одним из важнейших моментов в организации деловых поездок руководителя за рубеж является оформление визы. Для этого секретарь должен связаться с посольством или зайти на официальный сайт, чтобы уточнить перечень документов, необходимых для получения разрешения на въезд, а затем помочь руководителю собрать все бумаги и направить их на рассмотрение визовому офицеру. Для своевременной подготовки выездных документов рекомендуется проконсультироваться с сотрудником посольства и получить исчерпывающую информацию об особенностях получения визы в иностранное государство.

Американское посольство занимается оформлением деловых или туристических виз. Вид разрешения на въезд в Соединенные Штаты зависит от цели поездки. Для туристической визы необходимо обратиться к менеджеру отеля и попросить о визовой поддержке. Как правило, сотрудники отеля соглашаются на это, в официальном подтверждении они указывают фактические даты, на которые забронирован номер. Такую услугу заказывают при бронировании номера по телефону или электронной почте. Сайт формирует подтверждение в автоматическом режиме и высылает его на указанный в запросе электронный адрес. Полученное подтверждение отеля нужно не только для оформления визы, письмо также запрашивают во время пересечения границы, поэтому рекомендуем распечатать для вашего сотрудника дополнительный экземпляр этого документа.

Все претенденты на получение бизнес визы представляют в посольство США пакет документов, включая бумаги, которые подтверждают наличие деловых контактов (договора, деловую переписку, счета, банковские выписки). В случае срочной командировки на подготовку документов не хватает времени, поэтому для однократных бизнес поездок многие предприниматели оформляют туристическую визу. Существенный минус такого разрешения заключается в том, что он не дает права заниматься коммерческой деятельностью на территории иностранного государства. Если сотрудники компании планируют регулярные поездки за рубеж, то лучше собрать полный пакет документов и оформить деловую визу.

Занимаясь организацией деловых поездок, необходимо учесть еще один важный момент – подготовку валюты. Многие отели для подтверждения брони номера требуют внести предоплату в международной валюте. Некоторые из них оказывают услуги по обмену валюты, а также имеют банкоматы и терминалы на своей территории. Если в отеле нет обменного пункта, то следует заранее уточнить месторасположение банкоматов, чтобы в случае необходимости руководитель смог снять с карты нужную ему сумму денежных средств.

pedestrian-road-skyline-street-town-city-827323-pxhere.com.jpg

Организация бизнес поездок в США

Каждый год тысячи руководителей и других представителей российских компаний отправляются в Соединенные Штаты по вопросам развития бизнеса и укрепления существующих связей.  Это государство по праву называют лидером мировой экономики, поэтому многие бизнесмены рассчитывают именно здесь найти новые возможности, контакты и рынки сбыта.

 Бизнес поездки в Америку организуют для:
  • ведения переговоров;
  • оформления сделок;
  • изучения рынка;
  • обмена опытом;
  • участия в выставках и семинарах;
  • ознакомления с новыми технологиями.

Как оформить деловую визу в США на 3 года

Деловая виза в Соединенные Штаты может быть оформлена на 3 года. Российские граждане оформившие вид разрешения на въезд, имеют право многократно пересекать границу США и пребывать не территории этого государства до 180 дней за каждую поездку. На практике фактическую продолжительность каждого делового визита определяет пограничный офицер в американском аэропорту. Обычно разрешение выдается на срок до 90 дней, как правило, этого вполне достаточно для решения всех вопросов и выполнения поставленных задач. На окончательное решение представителя пограничной службы влияет цель визита, а также частота и продолжительность предыдущих поездок. Деловая виза в США позволяет пересекать границу Штатов до 7-10 раз за год.

Посольство Соединенных Штатов оформляет деловую визу гражданам РФ, планирующим выехать в Америку с целью:
  • участия в переговорах;
  • оформления договоров с американскими контрагентами;
  • посещения выставок;
  • участия в конференциях и семинарах;
  • обмена опытом с зарубежными партнерами;
  • участия в спортивных мероприятиях.

Визовый офицер принимает решение об открытии деловой визы после детального изучения представленного пакета документов, а также исходя из результатов собеседования с претендентом на визу. Согласно правилам оформления разрешений на въезд в Штаты, заявитель выбирает удобные для него день и время поездки в столицу и записывается на собеседование в американское посольство в Москве через форму на официальном сайте посольства. Во время беседы претенденту придется обосновать необходимость оформления деловой визы в США, а также представить весомые доказательства возвращения в Россию.

К подготовке пакета документов и к собеседованию в посольстве необходимо подойти максимально серьезно. Визовый офицер обязательно затребует свидетельство о регистрации компании, бумаги, подтверждающие деловые отношения с американскими контрагентами, заполненную анкету, приглашение от зарубежного партнера, оформленное в соответствии с требованиями посольства, а также другие документы.

 Обращаясь в посольство Соединенных Штатов, обязательно следует учитывать особые требования, предъявляемые к заявителям на получение визы. Невыполнение требований или любые отклонения от них становятся причиной отказа в выдаче деловой визы в Америку.

13.jpg


Основные этапы оформления деловой визы в Штаты

За оформлением деловой визы лучше обратиться к визовым специалистам специализированной компании, помогающей гарантированно получить визу. Исходя из предоставленной вами информации, менеджер компании подробно расскажет, какие документы нужно подготовить и направить в посольство, какие нюансы необходимо учесть при подготовке к поездке, а также во время собеседования. Сотрудники владеют всей актуальной информацией о требованиях, предъявляемых сотрудниками посольства США ко всем иностранным гражданам, которые планируют посетить это государство в 2018 году, поэтому совместными усилиями удается в кратчайшие сроки собрать документы и получить деловую визу в США.

1. Получение приглашения от американского партнера.
Сотрудники американского посольства очень строго следят за тем, чтобы приглашение для деловой визы было составлено правильно. Оформление приглашения компания берет на себя. Поэтому вы сможете быть уверены, что приглашение будет составлено грамотно и в соответствии со всеми требованиями консульской службы. 

2. Посетить офис.
Для детального обсуждения всех нюансов оформления бизнес визы Вы лично приезжаете в офис. При себе нужно иметь действующий загранпаспорт, а также все старые паспорта, это поможет сотруднику определить как часто и по каким вопросам вам приходилось выезжать за пределы России. Менеджер поможет вам заполнить анкету, сделает фото, предоставит детальный перечень документов, которые необходимо подготовить для посольства, оформит оплату консульского сбора, предоставит образцы справок и других бумаг. Когда все документы будут готовы, сотрудник запишет вас на собеседование в посольство США на удобное для вас дату и время.

3. Консультация перед собеседованием.
В процессе подготовки пакета документов для посольства специалист проконсультирует Вас, а также проверит готовые бумаги на проверку. За 2 дня до даты собеседования Вы приезжаете в офис с подготовленными документами для американского посольства. Сотрудники еще раз внимательно проверяют каждую справку, а также приложат документы, подготовленные компанией. На консультации Вы детально обсудите содержание каждого документа и проработаете вопросы, которые может задавать визовый офицер. Вам подскажут, как нужно себя вести, что говорить сотруднику посольства и помогут настроиться на предстоящее собеседование с визовым офицером.

4. Собеседование в посольстве США.
В назначенный день и время Вы прибываете в американское посольство. При себе следует иметь подготовленный пакет документов, загранпаспорт и паспорт гражданина РФ. У входа в здание посольства найдете людей, записанных на одинаковое с вами время, и займете очередь за одним из них. Внутри посольства, а также во время собеседования сохраняйте спокойствие и не волнуйтесь. Помните о тех советах, которые мы давали вам на консультации, на вопросы визового офицера отвечайте уверенно и без заминок. Обычно беседа длится не более 2-х минут. В случае успешного завершения собеседования и принятия положительного решения об открытии деловой визы в США, уже через 3 дня вы сможете получить свой загранпаспорт в офисе компании.

Если вы едите в бизнес-тур в США с нами, то подготовку документов для оформления визы мы возьмем на себя. Мы делаем визу в США с вероятностью 95%.



Понравилась статья? Сохраните ее себе
Читайте также
Бизнес образование в США
Американскую систему бизнес-образования не зря считают одной из лучших во всем мире. Молодые люди, получившие образование в учебных заведениях Америки, могут без труда найти отличную работу во многих сферах бизнеса.
Бизнес-тур в Кремниевую долину
Бизнес-тур в Кремниевую долину – это встреча с мировыми лидерами в области высоких технологий. Здесь находится Стенфордский университет, выпустивший создателей брендов: Intel и Google, HP и Yahoo.
Экскурсия в Apple Park
Штаб-квартира компании Apple, расположенная в Купертино, штат Калифорния, носит название Apple Park.